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BrainRobo

Digitale Prozessagentur · DACH

Abläufe, die laufen.Auch wenn keiner hinschaut.

Wir nehmen deine Abläufe auseinander und bauen sie digital neu — vom Anruf um 21 Uhr bis zur abgelegten Rechnung. KI-Agenten sind dabei eines von mehreren Werkzeugen, nicht das Produkt. Ab vier Wochen läuft das erste System. Danach gehört es dir.

Kostenloses ErstgesprächPreise ansehen

Festpreis vor Projektbeginn · Übergabe inklusive · kein Abo als Bedingung

  • 21:40 · Anruf angenommen
  • 21:43 · Termin eingetragen
  • 23:10 · Angebot rausgeschickt
  • 01:30 · Rechnung abgelegt
  • 02:15 · Bewerber vorqualifiziert
  • 05:50 · Daten abgeglichen
  • DSGVO-konform gebaut
  • AI-Act-ready
  • Übergabe inklusive
  • Festpreis, vorher genannt

Womit wir bauen

Keine Blackbox. Werkzeuge, die du nach der Übergabe selbst bedienen kannst.

  • n8nWorkflow-Engine, selbst gehostet
  • HubSpotCRM als System of Record
  • ElevenLabsSprachsynthese für Agenten
  • TwilioTelefonie-Anbindung
  • InstantlyZustellung und Sequenzen
  • ApifyDatenanreicherung

Die meisten Betriebe haben kein KI-Problem. Sie haben Abläufe, die vor zehn Jahren entstanden sind und seitdem mit Zetteln, Zuruf und drei Tabellen zusammengehalten werden. Wir nehmen sie auseinander und bauen sie neu — mit dem Werkzeug, das jeweils passt. Ab vier Wochen läuft das erste System. Danach gehört es dir.

Ein Donnerstagabend

Was passiert, während bei euch niemand mehr da ist

Kein Szenario, sondern die Kette, die bei einem Telefonagenten tatsächlich abläuft. Am nächsten Morgen liest du sie nach.

  1. 21:40

    Es klingelt. Es wird abgenommen.

    Im ersten Satz sagt der Agent, dass er eine KI ist. Dann klärt er, worum es geht: neues Objekt, Reklamation oder Bewerbung.

  2. 21:43

    Der Termin steht im Kalender.

    Zwei Vorschläge, einer wird bestätigt, die Einladung geht raus. Kein Rückruf, keine Warteschleife am nächsten Tag.

  3. 07:00

    Du liest nach, was besprochen wurde.

    Zusammenfassung und Protokoll hängen am Kontakt im CRM. Nicht auf einem Zettel im Auto und nicht im Kopf von jemandem, der frei hat.

Kommt dir das bekannt vor?

Wie viele Aufträge sind diese Woche am Freizeichen gestorben?

Du erfährst es nie. Genau das ist das Teure daran — verpasste Anrufe stehen in keiner Rechnung. Sechs Situationen, die wir in fast jedem Erstgespräch hören:

  • Freitag, 18:40. Es klingelt.

    Keiner mehr im Büro. Der Anrufer wählt die nächste Nummer aus der Liste. Du erfährst nicht einmal, dass es ihn gab.

  • Alles landet bei dir

    Jedes Angebot, jede Rückfrage, jede Terminverschiebung. Zwei Tage Urlaub, und der Stapel ist doppelt so hoch wie vorher.

  • Der Bewerber meldet sich nicht mehr

    Drei Tage keine Antwort, weil niemand Zeit hatte. In der vierten hat er woanders unterschrieben. Bei diesem Fachkräftemangel.

  • Was besprochen war, weiß nur einer

    Und der hat heute frei. Die Absprache steht nirgends, also wird sie neu getroffen — anders als beim letzten Mal.

  • Dieselbe Eingabe, dreimal

    Aus dem Postfach in die Tabelle, aus der Tabelle ins CRM, aus dem CRM in die Rechnung. Jeden Tag, von Hand, von jemandem, der Besseres könnte.

  • „Darf ich das überhaupt?“

    DSGVO, AI Act, Hinweispflicht am Telefon. Die Unsicherheit stoppt Projekte, bevor sie anfangen — und alles bleibt, wie es ist.

Was wir bauen

Fünf Abläufe, die wir am häufigsten neu bauen

Bei manchen übernimmt ein KI-Agent, bei anderen reicht eine Verbindung zwischen zwei Programmen. Was zum Einsatz kommt, entscheidet der Ablauf — nicht die Technik.

Telefon

Es klingelt. Es wird abgenommen.

Auch um 21 Uhr. Auch wenn alle im Einsatz sind.

Der Agent nimmt ab, legt im ersten Satz offen, dass er eine KI ist, klärt das Anliegen und bucht den Termin. Was besprochen wurde, steht danach im CRM. Nicht auf einem Zettel, nicht im Kopf von jemandem, der morgen frei hat.

  • Rund um die Uhr erreichbar, auch am Wochenende
  • Termin vorgeschlagen, bestätigt, eingetragen
  • KI-Offenlegung im ersten Satz, nicht abschaltbar
  • Protokoll landet automatisch beim Kontakt
  • Vor jedem Anruf Prüfung auf Widerspruch
  • Bei komplexen Fällen Übergabe an einen Menschen
Details zu Telefon
Anfragen

Nichts bleibt über Nacht liegen.

Antwort in unter einer Minute — auch um drei Uhr früh.

E-Mail, Formular, WhatsApp: alles landet an einer Stelle, wird nach deinen Kriterien vorqualifiziert und beantwortet. Dein Team sieht am Morgen nur noch das, wofür es wirklich einen Menschen braucht.

  • E-Mail, Web-Formular und WhatsApp an einer Stelle
  • Vorqualifiziert nach deinen Kriterien
  • Standardfragen sofort beantwortet
  • Eskalation an den Menschen, wenn es komplex wird
  • Vollständiger Verlauf beim Kontakt im CRM
  • Keine Anfrage ohne Antwort, auch nachts nicht
Details zu Anfragen
Neue Aufträge

Aufträge, die nicht vom Zufall abhängen.

Genau das System, über das du von uns gehört hast.

Eigene Versanddomains, eine Zielliste mit echten Ansprechpartnern statt Postfächern, eine Sequenz je Segment. Antworten werden im Viertelstundentakt einsortiert. Angerufen wird nur, wer vorher geschrieben hat.

  • Eigene Versanddomains — deine Firmenpost bleibt unberührt
  • Ansprechpartner statt Sammelpostfach: Impressum und Profile ausgewertet
  • Eigene Ansprache je Branche statt Gießkanne
  • Antworten alle 15 Minuten erkannt und einsortiert
  • Rückruf nur bei echtem Interesse, kein Cold Calling
  • Ein Widerspruch gilt sofort in allen Systemen
Details zu Neue Aufträge
Der Kram dazwischen

Die Arbeit, für die niemand Zeit hat.

Und die trotzdem jeden Tag anfällt.

Wir verbinden deine Programme, räumen das CRM auf und automatisieren die Übergaben. Danach ist der Datenstand am Montagmorgen derselbe wie am Freitagabend — ohne dass jemand nacharbeitet.

  • Workflows zwischen deinen bestehenden Systemen
  • CRM aufgebaut, bereinigt, Dubletten zusammengeführt
  • Firmendaten automatisch angereichert
  • Berichte, auf die man sich verlassen kann
  • Fehler melden sich selbst, statt still zu scheitern
  • Jeder Ablauf dokumentiert übergeben
Details zu Der Kram dazwischen
Sichtbarkeit

Anzeigen, die getestet werden statt geraten.

Fester Monatspreis. Kein Aufschlag auf dein Werbebudget.

Die meisten Anzeigen scheitern nicht am Budget, sondern daran, dass zu wenige Varianten laufen, um überhaupt zu erkennen, was zieht. Wir produzieren sie in Menge, werten je Zielgruppe aus und schärfen nach.

  • Feste Zahl an Anzeigenlayouts pro Monat
  • Auswertung je Zielgruppe, nicht als Monatsbericht
  • Werbekonto und Zielgruppen bleiben bei dir
  • Anfragen landen direkt im CRM
  • Monatlich kündbar, ohne Mindestlaufzeit
  • Preis unabhängig von deinem Werbebudget
Details zu Sichtbarkeit

Rechne es dir aus

Was kostet es, dass niemand rangeht?

Drei Zahlen, die du im Kopf hast. Der Rest ist Multiplikation — keine Prognose, kein Versprechen, nur deine eigenen Zahlen.

220
9 Min
45 €

Das sind rund 33 Stunden Handarbeit im Monat — etwa 1.485 € an gebundener Arbeitszeit.

20 Std.

pro Monat realistisch automatisierbar

891 €

entspricht dieser Zeit in Kosten

Gerechnet mit 60 % automatisierbarem Anteil. Das ist eine vorsichtige Annahme, keine Zusage. Was bei dir wirklich geht, steht nach der Bestandsaufnahme fest — und dann als Festpreis im Angebot.

Zahlen im Gespräch prüfen

So läuft es

Drei Schritte. Keine Überraschungen.

Vom ersten Gespräch bis zum laufenden Ablauf. Der Preis steht fest, bevor gebaut wird — und er ändert sich danach nicht.

  1. Wir schauen, wo die Zeit hingeht

    Ein Gespräch, dann ein halber Tag in deinen Abläufen. Danach wissen wir, welche drei Dinge am meisten bringen und was sie kosten. Diese Zahl gilt.

  2. Wir bauen an deinem echten Ablauf

    Kein Pilotprojekt neben der Realität. Mit deinen Daten, in deinen Programmen, erst parallel und dann scharf. Ab vier Wochen läuft das erste System.

  3. Wir übergeben, du behältst

    Zugänge, Dokumentation, Einweisung deines Teams. Auf Wunsch läuft alles auf deinem eigenen Server. Betreuung kannst du buchen — sie ist nie Bedingung.

KI-Agenten

Nehmen ab, beantworten, buchen Termine. Mit Offenlegung im ersten Satz und Widerspruchsprüfung vor jedem Anruf.

Ansehen

Prozess-Automatisierung

Die Übergaben zwischen deinen Programmen, sauber gebaut und dokumentiert übergeben.

Ansehen

Bausteine

Vier Werkzeuge. Ein Handwerk.

Welches davon zum Einsatz kommt, entscheidet der Ablauf — nicht die Technik. Manchmal ist es ein Telefonagent, oft ist es eine Verbindung zwischen zwei Programmen, die niemand hergestellt hat. Fast alle fangen mit dem an, was gerade am lautesten weh tut.

Outbound-System

Zustellung, Anreicherung, Sequenzen und warmer Rückruf — als ein System, nicht als vier Werkzeuge.

Ansehen

KI-Marketing

Anzeigen in Menge produziert, je Zielgruppe ausgewertet, monatlich kündbar.

Ansehen

Beweise

Wir bauen, was wir selbst benutzen

Vier Abläufe, die bei uns selbst im Dauerbetrieb laufen. Beschrieben ist nicht, wie viele es sind, sondern was sie tun — das kannst du im Gespräch nachprüfen.

  • Unser eigenes Outbound-System

    Antwort rein. Fünfzehn Minuten später steht sie im CRM.

    Neun Postfächer auf drei getrennten Domains, damit ein Zustellproblem nie die Firmenpost trifft. Antworten werden im Viertelstundentakt eingesammelt, eingestuft und als Kontakt mit Notiz abgelegt. Genau das System, über das du wahrscheinlich von uns gehört hast.

    • Instantly
    • n8n
    • HubSpot
    Passende Leistung ansehen

  • Voice-Follow-up

    Angerufen wird nur, wer vorher geschrieben hat.

    Sobald jemand auf eine E-Mail antwortet und eine Nummer hinterlegt ist, wird ein Anruf ausgelöst — nach Prüfung auf Widerspruch, nie davor. Der Agent legt im ersten Satz offen, dass er eine KI ist. Danach hängt die Zusammenfassung am Kontakt.

    • ElevenLabs
    • Twilio
    • n8n
    Passende Leistung ansehen

  • Recruiting-Funnel

    Drei Stufen, neun Versuche, dann Schluss.

    Erstkontakt, Angebot und Nachverfolgung laufen als getrennte Stufen mit eigener Nachbereitung. Nach neun erfolglosen Versuchen steigt der Kontakt automatisch aus, mit dokumentiertem Grund. Kein endloses Nachfassen, keine verbrannte Liste.

    • Voice
    • n8n
    • HubSpot
    Passende Leistung ansehen

  • Datenanreicherung

    Aus einer Firmenliste wird eine Liste mit Menschen.

    Für jede Firma wird das Impressum ausgelesen, daraus der Ansprechpartner ermittelt und über berufliche Profile ergänzt. Auch der Fehlschlag wird vermerkt. Ohne diesen Schritt schreibt man Postfächer an statt Entscheider — 850 Firmen liegen bei uns so aufbereitet.

    • Apify
    • HubSpot
    Passende Leistung ansehen

Was Kunden sagen

  • ↓ 94 %
    „Durch die Implementierung der KI-Prozesse mit Brain Robo konnten wir unsere Abläufe deutlich effizienter gestalten und eine durchgehende Erreichbarkeit sicherstellen. Das Ergebnis ist eine Kostenreduktion von rund 94 %, was klar zeigt, wie wirkungsvoll und wirtschaftlich die Lösung in der Praxis ist.“
    David ReimerGeschäftsführer, Dienstleistungsunternehmen mit über 50 Mitarbeitern
  • × 2
    „Wir starteten doppelt so schnell wie geplant. Das Team von Brain Robo war proaktiv, organisiert und verstand unsere Ziele wirklich.“
    Laura SteinerVertrieb, DBD Digitale Bildung für Deutschland GmbH
  • 4,9
    „Sie behandelten unser Projekt wie ihr eigenes Produkt. Klarer Prozess, großartige Ergebnisse und ein Team, das wirklich zuhört.“
    Julia KochLeiterin Produkt

Ab dann

Was du nicht mehr machst

  • Mailbox abhörenDie Anrufe wurden angenommen.
  • Rückruflisten schreibenDie Termine stehen schon.
  • Nachfragen, was besprochen warEs steht am Kontakt.
  • Dich entschuldigen, dass keiner rangingEs ging jemand ran.

Besonders zu Hause bei

Betrieben, in denen in Schichten gedacht wird

Wir arbeiten nicht nur für diese drei — aber hier kennen wir die Abläufe gut genug, um im Erstgespräch mitzureden statt Fragen abzulesen. Wenn dein Betrieb anders tickt, sagen wir dir im Gespräch ehrlich, wie viel Einarbeitung dazukommt.

  • Sicherheit, Facility, Reinigung

    Die Einsatzleitung ist unterwegs, das Büro unterbesetzt, und die Objektanfrage kommt abends. Genau die Stunden, in denen niemand rangeht, sind die teuersten.

    • Objektanfragen und Angebote
    • Disposition und Reklamationen
    • Bewerbergespräche

  • Bildungsträger und Akademien

    Viele Interessenten, lange Gutscheinverfahren, jede Stufe mit eigener Frist. Wer zu spät nachfasst, verliert den Teilnehmer an den nächsten Anbieter.

    • Interessenten qualifizieren
    • Gutscheinprozess begleiten
    • Nachfassen ohne Lücke

  • Pflege und soziale Dienste

    Jede Stunde am Telefon fehlt in der Betreuung. Und wenn eine Anfrage liegen bleibt, ist es meistens eine, bei der jemand dringend Hilfe gesucht hat.

    • Anfragen von Angehörigen
    • Bewerber und Springer
    • Dokumentation ohne Nacharbeit

Eingebaut, nicht nachgereicht

Die Regeln stehen im Ablauf, nicht in einem Ordner

Was hier steht, ist keine Absichtserklärung. Es sind Prüfungen, ohne die kein Anruf startet — und sie lassen sich nicht wegkonfigurieren.

  • KI-Offenlegung im ersten Satz

    Der Agent gibt sich nie als Mensch aus und bestätigt es auf Nachfrage erneut. Alles andere wäre rechtlich heikel und geschäftlich dumm.

  • Kein Cold Calling

    Angerufen wird nur, wer vorher schriftlich Interesse gezeigt hat. Dazu Anrufzeiten, die im DACH-Raum üblich sind.

  • Ein Widerspruch gilt überall

    Per Antwort, per Klick oder im Gespräch: Der Kontakt landet in derselben Minute auf der Sperrliste und im CRM als gesperrt. In beiden Systemen, ohne Umweg.

  • Daten bleiben, wo sie hingehören

    CRM in der EU, Workflow-Engine auf eigenem Server. Zugangsdaten liegen in der Ablage der Engine, nicht in irgendeinem Skript.

Bevor du fragst

Was Betriebe wissen wollen, bevor sie zusagen

Die Fragen aus fast jedem Erstgespräch. Wenn deine nicht dabei ist, stell sie uns direkt — dafür sind die 30 Minuten da.

Kostenloses Erstgespräch

Nächster Schritt

30 Minuten. Kein Pitch.

Du beschreibst, welche Anrufe und Anfragen am meisten Zeit fressen. Wir sagen dir, was sich davon automatisieren lässt und was nicht. Ist nichts dabei, sagen wir das auch.

Kostenloses Erstgespräch

Antwort in der Regel am selben Werktag.